1. Blog de Pulsión Digital
2. Google Workspace

• Actualizado: marzo 15, 2022

Qué es Google Workspace y para qué sirve

Desde 2020, Google ha lanzado un nuevo producto pensado para que profesionales, empresas e instituciones educativas puedan optimizar su trabajo y sus comunidades de forma online. Si quieres saber qué es Google Workspace, sigue leyendo, porque además te cuento:

• Cómo funciona Google Workspace
• Para qué sirve Google Workspace
• Qué herramientas incluye
• Diferencias entre la versión gratuita y paga
• Cómo activar Google Workspace

¡No te lo pierdas!

Qué es Google Workspace

Es un nuevo producto de Google (anteriormente conocido como G Suite), que proporciona un entorno virtual ideal para el trabajo colaborativo.

Se trata de una plataforma que integra varios productos de Google, como Meet, Drive, Calendar, etc. y permite utilizarlos en la nube desde cualquier dispositivo.

La característica principal de Workspace es la integración de funciones y la conectividad. Permite, por ejemplo, que los miembros de un equipo trabajen en un mismo documento, mientras comparten una videollamada y agendan la próxima reunión.

Con Workspace, Google apostó a crear una plataforma en la que el trabajo en equipo sea tan natural y simple que, incluso estando en países diferentes, sientas que tu compañero está en el escritorio junto al tuyo.

En otras palabras, aglutina todas las herramientas de comunicación y colaboración, como chat, email, videollamada y gestión de contenido, en una única experiencia y desde una misma plataforma.

Nota: Si bien está pensada para favorecer el trabajo grupal, esto no significa que no sea una plataforma de uso individual. De hecho, es óptima para el estudiante o trabajador independiente que quiere almacenar sus archivos en la nube y acceder fácilmente a ellos.

Para qué sirve Google Workspace

Workspace es una herramienta óptima en la actualidad. Muchas personas y organizaciones trabajan de manera remota y colaboran con sus equipos de forma online, de manera que necesitan contar con herramientas digitales para administrar sus tareas y comunicarse entre sí.

La propia herramienta se define como «una solución innovadora y flexible que permite que las personas y las organizaciones alcancen más objetivos».

Se estima que esta plataforma cuenta con más de 2.000 millones de usuarios a nivel global.

Si te preguntas para qué sirve Google Workspace y qué puede aportarte, aquí tienes algunas respuestas:

• Facilita el trabajo colaborativo, tanto de forma sincrónica como asincrónica
• Almacena tus archivos en la nube y puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conectividad
• Permite sincronizar distintas aplicaciones a través de Gmail (es decir, una vez que sabes el correo electrónico de alguien, puedes invitarlo a eventos en Google Calendar y agregar una reunión de Meet, compartirle archivos de Google Docs y mucho más). No limits
• Se optimizan los flujos de trabajo y se ahorra tiempo (si tienes todo en un mismo lugar, evitas tener que saltar de una herramienta a otra y puedes cumplir tus objetivos diarios más rápido)

Cómo funciona Google Workspace

Google Workspace es una plataforma a la que se puede acceder teniendo una cuenta de Google, es decir, un correo electrónico Gmail.

Simplemente con esto ya puedes utilizar el paquete de herramientas de Workspace, que integra múltiples funciones a través de sus aplicaciones.

Muchas personas ya hacen uso de alguna de estas herramientas, pero desconocen el potencial de otras o las posibilidades de conexión en el uso integral de todas las soluciones.

Si este es tu caso, te enumero aquí las herramientas que incluye Google Workspace:

• Comunicación: Gmail, Google Chat (mensajería instantánea) y Google Meet (videollamadas)
• Documentos: Google Docs (texto), Google Sheets (hoja de cálculo) y Google Slides (presentaciones)
• Organización del trabajo: Google Calendar, Google Forms (formularios), App Script (lenguaje de programación para creación de herramientas), Keep (notas) y Cloud Search (buscador dentro de Cloud)
• Almacenamiento y gestión de archivos: Google Drive

Diferencias entre la versión gratuita y paga

Uno de los mejores puntos de Google Workspace es que sólo con la versión gratuita ya puedes acceder y hacer uso de todas las herramientas. Para un uso individual de la plataforma, o de pequeños equipos, es más que suficiente.

La versión paga es ideal para empresas y organizaciones e incluye servicios empresariales adicionales. Entre ellos:

1. El doble de espacio de almacenamiento en la nube en Gmail y Drive
2. Posibilidad de utilizar cuentas de correo electrónico profesionales y de gestionar varias cuentas a la vez (en lugar de una sola por usuario)
3. Asistencia constante de parte de un equipo de soporte (por teléfono y correo electrónico)
4. Opciones de seguridad adicionales (como autenticación en dos pasos y SSO)
5. Más capacidad de integrantes de una videollamada y de tiempo de duración

Costo de los planes de Google Workspace

Ofrece planes de precios adaptados a las necesidades de cada empresa en función de su tamaño y del número de empleados:

• Business Starter: $5,40 USD por usuario por mes
• Business Standard: $10,80 USD por usuario por mes
• Business Plus: $18 USD por usuario por mes
• Enterprise: este plan está pensado para las empresas muy grandes (conformadas por cientos de personas) y para solicitar presupuesto Google recomienda contactar al equipo de ventas.

Las variaciones entre un plan y otro están dadas por:

1. La cantidad de participantes de las videoconferencias
2. La capacidad de almacenamiento en la nube
3. Los controles de seguridad
4. La asistencia y soporte técnico

Si quieres, aquí puedes saber más sobre la cotización de los planes de Google Workspace y ver cuál es el que te conviene a ti y a tu equipo.

Cómo activar Google Workspace

El primer paso para obtener una cuenta gratuita de Google Workspace es tener una cuenta de Gmail. Si todavía no tienes una, puedes crearla aquí.

Una vez que la hayas creado, al ingresar a Google te aparecerá, en la esquina superior derecha, un botón de puntos con el que podrás desplegar el menú de herramientas.

Desde allí, tan sólo haciendo clic podrás ingresar a cualquiera de las herramientas de Workspace, según tus necesidades.

Principales herramientas de Google Workspace y sus funciones

Gmail

Gmail es una casilla de correo electrónico que amplía las funciones básicas de enviar y recibir mensajes. Permite, además:

• Personalizar la visualización de correos
• Crear listas y grupos de contactos
• Hacer un seguimiento a los mensajes enviados y recibidos (con recordatorios)
• Incluir firmas personales y profesionales
• Autocompletar mensajes con sugerencias de términos y frases
• Clasificar los correos a través de etiquetas y carpetas
• Sincronizar con otras plataformas (como Google Calendar, Chat y Meet)

Google Forms

Herramienta para crear formularios de forma fácil e intuitiva, en pocos pasos.

• Puedes seleccionar entre distintos tipos de preguntas arrastrar y soltar para reordenar las preguntas
• Permite compartir el formulario por redes sociales a través de un link
• Expresa los resultados con gráficos y los vuelca en una hoja de cálculo

Google Meet

Meet es una plataforma de videoconferencia que permite crear reuniones virtuales en cualquier momento y conectarse desde cualquier dispositivo, ya sea usando la aplicación o el navegador.

Cualquier persona que tenga una cuenta de Google puede crear una reunión online con hasta 100 participantes y 60 minutos por sesión.

Las empresas, centros educativos y demás organizaciones pueden utilizar funciones avanzadas, que permiten reuniones de hasta 500 participantes y emisiones en directo a un público de hasta 100.000 espectadores.

Funciones de Google Meet:

• Número ilimitado de reuniones
• Subtítulos instantáneos durante las reuniones
• Compatible con todo tipo de dispositivos
• Pantalla de vista previa de la imagen y el sonido
• Diseños ajustables y ajustes de la pantalla
• Controles para los anfitriones de las reuniones
• Posibilidad de compartir la pantalla e intercambiar mensajes con los participantes

Google Drive

Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en la nube. En la versión gratuita de Google Workspace ofrece 15 GB de espacio. Una vez superado ese margen, se puede comprar más capacidad.

Permite:

• Crear, editar y almacenar documentos de distintos tipos (Docs, Sheets, Slides)
• Organizar el contenido en carpetas
• Compartir documentos con otros miembros del equipo, así sea en calidad de editores, comentadores o veedores
• Trabajar en forma conjunta sobre un documento, de forma sincrónica y asincrónica
• Revisar el historial de cambios de los archivos, recuperar versiones previas e identificar qué usuarios realizaron modificaciones
• Hacer backups y proteger tu contenido

Google Calendar

Calendar es una gran herramienta de Workspace. Consiste en calendarios en línea, diseñados para trabajar en equipo. Se pueden compartir y se integran sin problemas con Gmail, Drive y Meet.

¿Qué puedes hacer con Google Calendar?

• Programación inteligente de reuniones (consultando tu disponibilidad y la de tus compañeros)
• Compartir calendarios
• Sincronización con otras plataformas y con el calendario de tu móvil
• Crear eventos, sumar invitados y recursos (adjuntar archivos y/o un enlace para unirse a Meet)
• Crear calendarios grupales
• Recibir recordatorios de todos tus eventos unos minutos antes de cada reunión
• Elegir el color, el calendario y la visibilidad predeterminada de un evento
• Responder a invitaciones (aceptar, rechazar o eliminar un evento)
• Consultar qué invitados asistirán a un evento

Estas son sólo algunas de las muchas herramientas y funciones que ofrece Google Workspace. Sin dudas se trata de una plataforma muy completa que vale la pena conocer y explorar.

Conclusión

Espero que luego de este artículo tengas claro qué es Google Workspace y, en especial, cómo funciona y cómo puedes aprovechar este kit de herramientas para tu trabajo cotidiano.

Aprende a sacarle el jugo a cada una de las aplicaciones con tips, trucos y técnicas que te ayudarán a optimizar tu trabajo, ahorrar tiempo y alcanzar todos tus objetivos.

Sigue aprendiendo. Apúntate a nuestro curso de Google Workspace, ¿qué esperas?